Ihr Team ist im Gespräch, im Termin oder unterwegs. Das Telefon klingelt trotzdem. Wird ein Anruf verpasst, kann eine Anfrage verloren gehen. Der KI-Telefonassistent nimmt Anliegen auf und bereitet den nächsten Schritt vor.
Anruf erfasstDonnerstag, 09:41, Dauer 2:14
Erledigt
Anrufer
Bauherr, privat
Rückruf an
0201 ••• ••42
Anliegen
Statik für Anbau, Pläne liegen vor
Beispielansicht mit fiktiven Daten
1. Anliegen aufnehmen
Der Assistent erfasst Name, Nummer und Anliegen. Ihr Team bekommt eine kurze E-Mail oder die Anfrage wird weitergeleitet.
Anruf erfasstDonnerstag, 09:41, Dauer 2:14
Erledigt
Anrufer
Bauherr, privat
Rückruf an
0201 ••• ••42
Anliegen
Statik für Anbau, Pläne liegen vor
Beispielansicht mit fiktiven Daten
2. Termine vereinbaren
Wenn Sie es festlegen und Ihr Kalender es ermöglicht, prüft der Assistent freie Zeiten und kann passende Termine buchen.
KW 41
Projektleitung Tragwerk
Mo 5.Di 6.Mi 7.Do 8.Fr 9.
08:00BaubesprechungAbnahme
10:00Intern10:30 Wunsch
12:00Ortstermin
14:00InternOrtstermin
16:00
Beispielansicht mit fiktiven Daten
3. Arbeitsschritte verbinden
Anrufdaten können an Ihr CRM oder andere interne Abläufe gehen. Wir prüfen die Verbindung und legen klare Grenzen fest.
Wir legen fest, welche Anliegen der Assistent bearbeiten darf.
Ihr Team entscheidet
Fachliche Beratung und wichtige Entscheidungen bleiben bei Menschen.
Gezielt weitergeben
Wir definieren, wann und an wen eine Anfrage übergeben wird.
Mit Testanrufen
Vor dem Start prüfen wir typische Fragen und mögliche Ausnahmen gemeinsam.
Weitere Aufgaben für Ihren Telefonassistenten
Namen und Nummern aufnehmenAnliegen zusammenfassenRückrufbitten weitergebenProjektanfragen erfassenTerminwünsche aufnehmenKalenderzeiten prüfenTermine nach Regeln buchenBestätigungen vorbereitenHäufige Fragen beantwortenRückfragen stellenAn Zuständige übergebenAusnahmen kennzeichnenGesprächsnotizen per E-Mail sendenAnrufdaten fürs CRM vorbereitenInterne Abläufe anstoßenÜbergaben dokumentieren
Namen und Nummern aufnehmenAnliegen zusammenfassenRückrufbitten weitergebenProjektanfragen erfassenTerminwünsche aufnehmenKalenderzeiten prüfenTermine nach Regeln buchenBestätigungen vorbereitenHäufige Fragen beantwortenRückfragen stellenAn Zuständige übergebenAusnahmen kennzeichnenGesprächsnotizen per E-Mail sendenAnrufdaten fürs CRM vorbereitenInterne Abläufe anstoßenÜbergaben dokumentieren
Terminwünsche aufnehmenKalenderzeiten prüfenTermine nach Regeln buchenBestätigungen vorbereitenHäufige Fragen beantwortenRückfragen stellenAn Zuständige übergebenAusnahmen kennzeichnenGesprächsnotizen per E-Mail sendenAnrufdaten fürs CRM vorbereitenInterne Abläufe anstoßenÜbergaben dokumentierenNamen und Nummern aufnehmenAnliegen zusammenfassenRückrufbitten weitergebenProjektanfragen erfassen
Terminwünsche aufnehmenKalenderzeiten prüfenTermine nach Regeln buchenBestätigungen vorbereitenHäufige Fragen beantwortenRückfragen stellenAn Zuständige übergebenAusnahmen kennzeichnenGesprächsnotizen per E-Mail sendenAnrufdaten fürs CRM vorbereitenInterne Abläufe anstoßenÜbergaben dokumentierenNamen und Nummern aufnehmenAnliegen zusammenfassenRückrufbitten weitergebenProjektanfragen erfassen
Häufige Fragen beantwortenRückfragen stellenAn Zuständige übergebenAusnahmen kennzeichnenGesprächsnotizen per E-Mail sendenAnrufdaten fürs CRM vorbereitenInterne Abläufe anstoßenÜbergaben dokumentierenNamen und Nummern aufnehmenAnliegen zusammenfassenRückrufbitten weitergebenProjektanfragen erfassenTerminwünsche aufnehmenKalenderzeiten prüfenTermine nach Regeln buchenBestätigungen vorbereiten
Häufige Fragen beantwortenRückfragen stellenAn Zuständige übergebenAusnahmen kennzeichnenGesprächsnotizen per E-Mail sendenAnrufdaten fürs CRM vorbereitenInterne Abläufe anstoßenÜbergaben dokumentierenNamen und Nummern aufnehmenAnliegen zusammenfassenRückrufbitten weitergebenProjektanfragen erfassenTerminwünsche aufnehmenKalenderzeiten prüfenTermine nach Regeln buchenBestätigungen vorbereiten
Möglicher Anwendungsfall · kein Kundenbeleg
Vom ersten Satz bis zur richtigen Person
Ein Anrufer möchte zu einem Angebot zurückgerufen werden. Der Assistent erfasst das Anliegen und bereitet eine Nachricht für Ihr Team vor. Dieses Beispiel zeigt einen möglichen Ablauf.
Anton PololinIhr Ansprechpartner für die Umsetzung
MACHEN SIEMEHR AUSIHRER ZEIT
Individuell für SiePersönlich mit Anton Pololin
Welche Anrufe übernimmt
ein KI-Telefonassistent?
Beispiele für mögliche Abläufe. Welche Schritte passen, klären wir gemeinsam.
Termine und Rückrufe
In einer Praxis können Terminwünsche und Rückrufbitten aufgenommen werden. Medizinische Beratung bleibt beim Team.
Neue Projektanfragen
Ist das Ingenieurbüro gerade auf der Baustelle, kann der Assistent die wichtigsten Angaben sammeln.
Fragen zu Angeboten
Dienstleister bekommen das Anliegen zusammengefasst. Die zuständige Person kann das Gespräch gezielt fortsetzen.
Was passiert nach
dem ersten Hallo?
Das Anliegen
Der Anruf wird
zur kurzen Notiz
Name, Nummer und Grund des Anrufs werden festgehalten. Ihr Team bekommt zum Beispiel eine E-Mail für den Rückruf.
Die Terminfrage
Ein Termin nur,
wenn er frei ist
Ab Stufe 2 kann der Assistent freie Zeiten im Kalender prüfen. Welche Termine er buchen darf, legen Sie vorher fest.
Die Grenze
Bei schwierigen Fragen
ist Ihr Team dran
Der Assistent sammelt die Frage für die passende Person. Er ersetzt keine ärztliche oder rechtliche Beratung.
Der nächste Schritt
Die Notiz geht
in Ihre Programme
Ab Stufe 3 können die Anrufdaten in Ihre Kundenliste gehen. Ob das mit Ihren Programmen klappt, prüfen wir vorher.
UNSER WEG ZUSAMMEN
So richten wir Ihren KI-Telefonassistenten ein
Was kostet Ihr Projekt?Die Einrichtung beginnt bei 990 €, der Betrieb bei 149 € im Monat mit 500 Gesprächsminuten. Mit Terminvergabe sind es ab 1.990 € und ab 249 € im Monat, mit Anbindung an Ihre Programme ab 3.900 € und ab 349 € im Monat. Jede weitere Minute kostet 0,25 €. Alle Preise netto, monatlich kündbar.
01
Wir hören zu
Sie zeigen uns, welche Aufgabe Sie aufhält. Wir schauen uns den Ablauf gemeinsam an.
02
Wir prüfen den Weg
Wir prüfen Ihre Programme und den Aufwand. Sie bekommen ein passendes Angebot.
03
Wir testen Anrufe
Wir richten den Assistenten ein. Gemeinsam prüfen wir typische Anrufe und die Übergabe an Ihr Team.
04
Sie starten im Alltag
Wir zeigen Ihrem Team die Lösung. Danach entscheiden Sie, was als Nächstes folgt.
KOSTEN & UMFANG
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Sie bekommen vor dem Start ein festes Angebot. Diese Preise zeigen Ihnen den Rahmen.
Anrufe annehmen
Der Assistent nimmt Anliegen auf und schickt Ihrem Team eine Zusammenfassung.
Einrichtung ab990 €
ab 149 € / Monat
Anliegen und Rückrufnummer erfassen
Zusammenfassung per E-Mail
500 Gesprächsminuten enthalten
Weitere Minute: 0,25 €
Gut für Stoßzeiten und die Zeit nach Feierabend. Ohne Anbindung an Ihren Kalender.
Termine vergeben
TYPISCHER EINSTIEG
Zusätzlich bietet der Assistent freie Termine an und trägt sie in Ihren Kalender ein.
Einrichtung ab1.990 €
ab 249 € / Monat
Alles aus „Anrufe annehmen“
Termine nach Ihren Regeln
1.000 Gesprächsminuten enthalten
Weitere Minute: 0,25 €
Voraussetzung: Ihr Kalender erlaubt eine Verbindung. Das prüfen wir vorab.
Mit Ihren Programmen
Anrufe werden Teil Ihrer Abläufe. Zum Beispiel mit Ihrem CRM oder Ihrer Branchensoftware.
Einrichtung ab3.900 €
ab 349 € / Monat
Alles aus „Termine vergeben“
Anbindung an CRM oder Branchensoftware
1.500 Gesprächsminuten enthalten
Weitere Minute: 0,25 €
Nur möglich, wenn Ihre Software eine passende Schnittstelle hat. Das klären wir vor dem Angebot.
Alle Preise netto zzgl. Umsatzsteuer. Ihre Rufnummer bleibt, Anrufe werden weitergeleitet. Der Betrieb ist monatlich kündbar. Zur Einordnung: 20 Anrufe am Tag mit je 2 Minuten sind an 21 Arbeitstagen rund 840 Minuten im Monat. Das passt in „Termine vergeben“.
Fragen zum KI-Telefonassistenten
Er nimmt Anrufe entgegen und erfasst das Anliegen. Je nach Ausbaustufe kann er auch Termine vereinbaren oder Daten an andere Programme weitergeben. Anders als ein einfacher Anrufbeantworter kann er Rückfragen stellen. Die Aufgaben legen wir vorher mit Ihnen fest.
Wir prüfen Ihre Telefonanlage, Rufnummer und die möglichen Weiterleitungen. Eine passende Lösung hängt von Ihren vorhandenen Systemen ab.
Das ist Teil der zweiten Ausbaustufe. Wir prüfen den Kalender und Ihre Regeln. Erst wenn die Verbindung und die Tests passen, wird dieser Schritt eingerichtet.
Wir legen eine Übergabe an Ihr Team fest. Der Assistent soll nicht raten. Medizinische oder rechtliche Beratung bleibt bei einer zuständigen Person.
Das hängt von den Aufgaben und eingesetzten Diensten ab. Vor dem Start klären wir, welche Angaben erfasst werden, wo sie hingehen und welche Zugriffe nötig sind. Eine pauschale Datenschutz-Zusage geben wir ohne diese Prüfung nicht.
Die Einrichtung beginnt bei 990 €, der Betrieb bei 149 € im Monat mit 500 Gesprächsminuten. Mit Terminvergabe sind es ab 1.990 € und ab 249 € im Monat, mit Anbindung an Ihre Programme ab 3.900 € und ab 349 € im Monat. Jede weitere Minute kostet 0,25 €. Alle Preise netto, monatlich kündbar.
Anton PololinIhr Ansprechpartner für die Umsetzung
Ingenieurbüros
Dentallabore
Praxen
Kanzleien
Recruiting
Agenturen
